Rekisteri- ja tietosuojaseloste

ON-TIME RESEARCH SOLUTIONS OY:N TIETOSUOJAILMOITUS

(päivitetty 18.11.2019)

Tällä tietosuojailmoituksella toimitamme sinulle (ks. kohta 3) EU:n tietosuoja-asetuksen artikloissa 13 ja 14 vaaditut tiedot ennen kuin käsittelemme sinun henkilötietojasi. Informoimme meidän henkilöstöämme asianmukaisesti erikseen.

Toimimme myös henkilötietojen käsittelijänä, kun käsittelemme asiakkaidemme puolesta heidän asiakkaiden henkilötietoja puhelinrobotiikkapalvelumme avulla. Asiakkaamme ovat omien asiakkaidensa henkilötietojen rekisterinpitäjiä. Kun käsittelemme henkilötietoja asiakkaidemme puolesta, sovellamme henkilötietojen käsittelysopimustamme (ks. käyttöehtojemme kohta 5, https://ontime.fi/kayttoehdot/)

1) YLEISET TIEDOT

Rekisterinpitäjä:
On-Time Research Solutions Oy (2562657-9)
Kivääritehtaankatu 6, 40100 Jyväskylä

Yhteyshenkilö:

Matias Nygård
050 359 9497
matias.nygard@ontime.fi

2) HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYTOIMET

Käsittelyn tarkoitus Oikeusperuste käsittelylle Rekisteröidyt ja henkilötiedot
(a) Asiakassuhde Sopimus
» meidän on täytäntöönpantava sopimukset
Asiakkaat: (i) yhteystiedot, (ii) suhdetiedot, (iii) muut meille luovutetut tiedot
(b) Yhteistyösuhteet Sopimus
» meidän on täytäntöönpantava sopimukset
Yhteistyökumppanit ja potentiaaliset yhteistyökumppanit: (i) yhteystiedot, (ii) suhdetiedot, (iii) muut meille luovutetut tiedot
(c) Suoramarkkinointi (sähköpostit, puhelut ja tekstiviestit) Meidän oikeutettu etumme
» meidän on toteutettava, perustettava ja kehitettävä asiakassuhteita, ja kehitettävä liiketoimintaamme. HUOM! Sinulla on oikeus kieltää suoramarkkinointi jokaisen markkinoinnin yhteydessä
Asiakkaat ja kauppiaat sekä potentiaaliset kauppiaat: (i) yhteystiedot, (ii) suhdetiedot, (iii) muut meille luovutetut tiedot
(d) Rekrytointi Meidän oikeutettu etumme
» meidän on hallittava rekrytointiamme. HUOM! Sinulla on oikeus kieltää meitä käsittelemästä sinun henkilötietojasi
Työnhakijat: (i) yhteystiedot, (ii) CV-tiedot, (iii) muut työnhakijan meille luovuttamat tiedot
(e) Yhteydenotot ja sosiaalinen media Meidän oikeutettu etumme
» meidän on hallittava meille tehtyjä yhteydenottopyyntöjä
Yhteyttä ottavat henkilöt: (i) yhteystiedot, (ii) suhdetiedot, (iii) muut meille luovutetut tiedot
(f) Evästeet ja muut vastaavat tekniikat Suostumus
» sähköisestä viestinnästä annetun lain (917/2014) mukainen suostumus
Kotisivuillamme vierailevat henkilöt: IP-osoitteet

3) SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti:

Käsittelyn tarkoitus: Tietolähteet:
Ks. tarkoitukset (a) – (c) ylempää (i) Rekisteröidyt itse, (ii) Yhteistyökumppanit, (iii) Julkiset lähteet, kuten internet, Posti, PRH ja Väestörekisterikeskus, jne.
Ks. tarkoitukset (d) – (f) ylempää (i) Rekisteröidyt itse

4) HENKILÖTIETOJEN SIIRTO

Voimme siirtää henkilötietojasi kolmansille (esim. tietojensäilytyspalveluntarjoajat) osana tavanmukaisia liiketoimiamme. Kun henkilötietoja siirretään kolmansille osapuolille, varmistamme, että henkilötietojen siirrot toteutetaan tietoturvallisesti ja asianmukaisin tietosuojasopimuksin.

Sinun henkilötietojasi voidaan siirtää yhteistyökumppaneillemme, tietojensäilytys- ja viestintäpalveluntarjoajille sekä kirjanpito- ja tilintarkastuspalveluntarjoajille sekä asiaankuuluville viranomaisille.

Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n ja ETA:n ulkopuolelle. Huolehdimme tällöin asianmukaisesta tietosuojan tasosta esim. mallisopimuksin, Privacy Shield -järjestelmällä ja muilla vastaavilla järjestelyillä.

5) HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Käsittelyn tarkoitus Säilytysaika
(a) Asiakassuhde Säilytämme tarpeellisia henkilötietoja kolmen (3) vuoden ajan asiakassuhteen päättymisen jälkeen.
(b) Yhteistyösuhteet Säilytämme tarpeellisia henkilötietoja niin pitkään kuin se on tarpeen, ottaen huomioon toimialamme.
(c) Suoramarkkinointi (sähköpostit, puhelut ja tekstiviestit) Säilytämme tarpeellisia henkilötietoja niin pitkään, kunnes ilmoitat meille, ettet halua enää vastaanottaa markkinointia (opt out) tai me huomaamme, ettet enää halua vastaanottaa markkinointia.
(d) Rekrytointi Säilytämme tarpeellisia henkilötietoja korkeintaan kahdentoista (12) kuukauden ajan työhakemuksen vastaanottamisesta, jos työnhakijoista ole tullut työntekijöitämme.
(e) Yhteydenotot ja sosiaalinen media Säilytämme tarpeellisia henkilötietoja kolmen (3) vuoden ajan yhteydenoton jälkeen.

 

Säilytämme tarpeellisia henkilötietoja niin kauan kuin seuraat meitä sosiaalisessa mediassa.

(f) Evästeet ja muut vastaavat tekniikat Tarpeellisten tietojen säilytysaika on riippuvainen evästeestä tai muusta vastaavasta tekniikasta

Voimme kuitenkin säilyttää rekisteröityjen tarpeellisia henkilötietoja pidempään kuin yllä on kuvattu, jos olemme velvollisia säilyttämään niitä lain mukaan tai se on tarpeen mahdollisen oikeudenkäynnin tai muiden vastaavien syiden vuoksi.

Tarkistamme säännöllisesti rekistereissä olevien tietojen tarpeenmukaisuuden ja pidämme kirjaa tarkastuksista.

6) REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on oikeus käyttää kaikkia alla lueteltuja oikeuksia.

Oikeuksia koskevat yhteydenotot tulee tehdä kirjallisina kohdassa 1 mainitulle henkilölle. Rekisteröidyn oikeudet voidaan toteuttaa vasta, kun rekisteröidyn henkilöllisyys on varmennettu asianmukaisella tavalla.

Oikeus Tarkempi selite
Tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja rekisterinpitäjä on tallentanut hänestä.
Oikaisu- ja poisto-oikeus Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot laissa säädetyin perustein.
Rajoittamisoikeus Rekisteröity voi vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä laissa säädetyin perustein.
Siirto-oikeus Rekisteröidyllä on oikeus saada ne häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, jos käsittely perustuu suostumukseen tai rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen, ja käsittely suoritetaan automaattisesti.
Vastustamisoikeus Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on oikeus, milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten.

Jos henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella, rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tällä perusteella lain mukaisesti.

Automatisoidut yksittäispäätökset, profilointi mukaan luettuna Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi.
Oikeus peruuttaa suostumus Mikäli henkilötietojen käsittelyn oikeusperustana on rekisteröityjen antama suostumus, on rekisteröidyillä myös oikeus suostumuksen peruuttamiseen.

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta. Valitus voidaan tehdä siinä EU:n jäsenvaltiossa, jossa rekisteröidyn vakinainen asuinpaikka tai työpaikka on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut.

7) TIETOTURVA

Käytämme ainakin seuraavia tietoturvatoimia suojataksemme meidän vastuullamme olevia henkilötietoja: (i) henkilötietoihin pääsy on rajattu; (ii) henkilötietoja suojataan virustorjunnalla, haittaohjelman torjunnalla ja muilla vastaavilla ohjelmilla; (iii) jokaiselle henkilötietoryhmälle on asetettu vastuuhenkilö; (iv) käytämme ajantasaisia ja luotettavaksi todettuja ohjelmia ja järjestelmiä voidaksemme taata tietojen jatkuvan luottamuksellisuuden, eheyden, käytettävyyden ja vikasietoisuuden; (v) käytämme ajantasaisia ja luotettavaksi todettuja ohjelmia ja järjestelmiä voidaksemme taata, että fyysisen tai teknisen vian sattuessa tiedot ja pääsy niihin voidaan palauttaa nopeasti; ja (vi) arvioimme säännöllisesti meidän henkilötietojen käsittelytoimia.